GroupTravel Made Easy
15 marzo 2010 da admin
Filed under Blog di viaggio
Come organizzarlo:
Un gruppo è definito come un insieme di persone che hanno un comune interesse o obiettivo. Ho scritto questa guida per coprire le parti principali di come organizzare viaggi di gruppo, tra cui da dove cominciare, brainstorming, budgeting, la raccolta di fondi, l'organizzazione e altre idee utili che potrebbero essere stati tralasciati. Non importa quale sia lo scopo del gruppo, magari, organizzando un tour di gruppo può essere un divertimento e un'esperienza proficua per tutti gli interessati.
Questo articolo ha lo scopo di aiutarvi a organizzare con successo un programma di viaggi di gruppo. Se siete nuovi alla progettazione del gruppo di viaggio o semplicemente cercando di migliorare le vostre esperienze precedenti. Esso è rivolto ad una varietà di persone con nessuna esperienza a quelli che hanno organizzato viaggi di gruppo, ma solo bisogno di un ripasso. Si può essere un membro del comitato assegnato tour, segretario del club, il presidente del club, oppure si può essere un manager essendo stato chiesto di organizzare un viaggio aziendale. Si può anche essere una persona migliore per organizzare un to-do list o semplicemente organizzando una vacanza per un gruppo numeroso di amici o familiari. 
Da dove iniziare:
Se non sono stati organizzati viaggi di gruppo in precedenza, probabilmente state pensando da dove si comincia? Se avete organizzato viaggi di gruppo prima e non è andata così bene si dovrebbe chiedere - in cui avrei dovuto iniziare l'ultima volta?
La prima cosa che devi decidere è chi sarà responsabile per ciò che funzioni. Assicurarsi che questi ruoli siano chiaramente definiti, e che ogni individuo capire le loro responsabilità. Il numero di persone che hanno bisogno di essere coinvolti nell'organizzazione di viaggi di gruppo varia a seconda delle dimensioni del vostro gruppo e di destinazione. Per i gruppi piccoli e informali si può decidere che una persona avrà la responsabilità di tutte le attività. Per i gruppi grandi e più formale che spesso è meglio assegnare compiti a più persone o da un comitato.
Si dovrebbe considerare:
- Chi sarà incaricata di raccogliere i fondi necessari?
- Per i gruppi specializzati - che organizza escursioni e attività individuali?
- Chi vende il tour al vostro gruppo e li stimolano ad andare.
- Chi organizzerà il vostro gruppo - assicurarsi che tutti i partiti hanno up-to-date passaporti e procedere a tutte le esigenze di gestione di altri che hanno bisogno di essere fatto.
- Fund raising-se necessario.
Brainstorming 101:
Una volta, è stato deciso su chi è responsabile di cosa, è necessario elaborare alcune idee generali di cui il vostro gruppo dovrebbe andare e cosa dovrebbero fare. In alcuni casi questo sarà semplice, in quanto altri fattori sono già stati pre-determinata. Se il gruppo necessita di particolari esigenze o ha un programma particolare, essa può richiedere più pre-pianificazione. In questa situazione si dovrebbe prendere in considerazione quali altre attività si può anche fare in modo che si ottiene il massimo del piacere dal vostro viaggio.
In molti casi il brainstorming sarà un processo molto più coinvolgente. Se siete un gruppo che desiderino recarsi in un tour speciale, quindi le opzioni sono quasi infinite per quanto riguarda le destinazioni, attività ed itinerari.
Probabilmente avrete bisogno di fare qualche ricerca in idee per il vostro gruppo e il processo di brainstorming potrebbe richiedere diverse settimane per un mese. Perché non avere un aiuto dagli esperti! Ci sono un certo numero di organizzatori professionali, viaggi di gruppo come il vostro agente di viaggio professionisti, che avranno molte idee e hanno probabilmente fatto qualcosa di simile prima. Come contattare un organizzatore professionale di gruppo non vi costerà nulla e vi permetterà di scegliere il loro cervello. Tour operator professionali forniscono anche una vasta collezione di pre-costruiti itinerari per la vostra considerazione. Si può essere in grado di prendere uno di questi, direttamente o adattarlo per soddisfare le esigenze del vostro gruppo. È anche possibile fare una ricerca sulla diverse destinazioni e tour utilizzando Internet per ottenere idee. Ci sono siti web con un sacco di informazioni utili. Ricordarsi di prendere in considerazione la destinazione e itinerari. Questi due elementi a determinare la data approssimativa di un viaggio, i numeri probabili, tipo di alloggio, ed escursioni extra che si potrebbe desiderare di fare.
Budget è importante:
Budget di un gruppo è molto importante. Se si crea un viaggio caro allora nessuno del vostro gruppo sarà in grado di venire. Allo stesso modo se si imposta il budget così basso, poi vi ritroverete in un alloggio che nessuno vuole stare in, che a sua volta può metterli fuori dal commettere.
È necessario concordare una fascia di prezzo che il gruppo può permettersi e creare una corsa sulla base di tali informazioni. Per esempio, se si vuole andare in tour per una settimana in Europa, ma rendersi conto che il vostro gruppo non può che realisticamente permettersi 1500 dollari a persona, sarà necessario prendere in considerazione la raccolta di fondi o fare una rettifica al vostro tour in termini di tempo, lunghezza, destinazione o itinerario.
Ricordati di qualsiasi gruppo può permettersi un tour, ci vuole la giusta quantità di pianificazione, la creatività e la preparazione. Alcuni membri possono avere un background economico particolarmente difficile. Si può prendere in considerazione sovvenzionare questi membri con i fondi locali e la raccolta di fondi. Alcune persone possono anche essere disposti a pagare di più per ridurre il costo per gli altri. Si dovrebbe anche prendere in considerazione uno slot conduttore Tour per il leader del gruppo. Nella maggior parte delle prenotazioni di gruppo si dovrebbe essere in grado di ottenere alloggio gratis per ogni 10 a 25 membri del gruppo (il numero dipende dal tour operator), anche se posti in aereo non sono normalmente influenzati.
Mettere il Gruppo Insieme:
Il primo passo è convincere le persone ad andare sul vostro viaggio di gruppo. Ci sono tre fattori principali che decidono questo. L'appello a loro viaggio è a un prezzo che possono permettersi e come dinamica siete a vendere loro l'idea! Se è possibile ottenere queste tre cose nel modo giusto allora si dovrebbe avere alcun problema a ottenere la maggior parte del vostro gruppo per andare in viaggio.
Organizzare viaggi di gruppo può essere lunga e difficile. Potete trovare a dover chiamare le persone più volte perché non trovi seguito di gente fino che non hanno fatto qualcosa che hai chiesto loro di fare, fare con persone che hanno abbandonato o l'aggiunta di nuovi membri al tour che ora vogliono venire. Devi essere preparato per un'operazione complessa e richiede tempo, se stai facendo tutto da soli. Si può significativamente ridurre il peso utilizzando un organizzatore professionale di gruppo. Essi possono aiutare ad affrontare questi problemi a vostro nome, a seconda di quale società si va con e ciò che hanno concordato. Se si vuole che facciano tutto quello che allora si dovrebbe aspettare di pagare un extra per il loro servizio. In questo modo si dovrebbe liberare fino a fare altri compiti che altrimenti potrebbero essere più costoso da ignorarli. Una soluzione è quella di permettere un professionista tour operator di viaggio o di un agente di viaggio, che è addestrato in viaggi di gruppo per eseguire il vostro tour per voi. Possono fornire una serie di servizi on-line per aiutarvi con la raccolta di denaro, organizzare il vostro viaggio e citazioni ottenere da parte dei fornitori.
Finanziamenti o fund raising:
Il vostro gruppo è con un budget limitato! Nessuno sta per dare caritatevolmente per sostenere il vostro tour di gruppo? Se sei una società organizza viaggi di gruppo, allora l'unico modo che si sta per qualcun altro a pagare, sono offrendo vantaggi commerciali come pubblicità gratuita sul opuscoli o striscioni durante le riunioni.
Con la maggior parte dei gruppi se non vi è una moltitudine di modi per aumentare le finanze per il vostro viaggio di gruppo. È possibile organizzare eventi generici, giornate di svago o di organizzare qualcosa in base a ciò che il vostro gruppo fa. Eventi generali e raccolta di fondi potrebbero comprendere: - maratona sponsorizzata / competizione, lavaggio auto al supermercato o la scuola locale, il caffè del mattino per te case di riposo locali, messo su un disco, creare una serata, o organizzare un'asta. La lista è davvero limitato solo dalla vostra immaginazione. Inoltre si dovrebbe provare organizzare qualcosa che si riferisce a ciò che il vostro gruppo fa. Se il vostro gruppo è un club di auto, per l'istante, organizza poi un rally automobilistico per la vostra comunità locale per raccogliere i fondi necessari per il vostro gruppo. È possibile raccogliere abbastanza rapidamente il denaro necessario per il viaggio, tutto quello che serve è un po 'di entusiasmo e può essere molto divertente.
Una delle cose che le persone sono più riluttanti a fare è una parte con i loro soldi. Nelle fasi iniziali, è importante che si raccolgono un deposito da ogni membro del gruppo che ha confermato che sono in corso il viaggio. Senza questo non vi è alcun impegno o incentivo per loro a non far cadere fuori all'ultimo secondo e questo mettere il tour di gruppo in pericolo. In questo modo, il tuo viaggio diventa più gestibile. Si dovrebbe tenere i membri consapevoli del fatto che l'importo finale dovuto e può essere suscettibile di modificare leggermente i membri del gruppo se abbandonare o nuovi aderire. Generalmente si trova che le quotazioni sono date in fasce di prezzo gli operatori per viaggi di gruppo sono consapevoli le persone possono cadere fuori o si possono ottenere altri viaggiatori. È inoltre necessario rendere le persone consapevoli di cancellazione tagliato date. Normalmente, se si annulla con un albergo entro 30 giorni prima della partenza sarà tenuto a pagare l'intero importo.
Assicurazione di viaggio:
In qualità di organizzatore di viaggi di gruppo o iniziatore per il gruppo che sarà considerata come responsabile di tutto ciò che accade ai vostri membri del gruppo. Purtroppo di tanto in tanto le cose non vanno però come previsto. Devi lì per garantire voi ed i vostri membri del gruppo sono protetti contro tali casi. Questo è vero soprattutto con la scuola, gruppi giovanili e le riunioni di famiglia. Spesso assicurazione di viaggio non è così costoso e può essere un requisito legale in molte situazioni. Chiedete al vostro tour operator o all'agenzia di viaggi per informazioni sul costo delle assicurazioni di viaggio.
Raccolta di fondi per beneficenza:
Un altro motivo per considerare di fare un tour di gruppo e convincere la gente a partecipare è quello di raccogliere fondi per un ente di beneficenza particolare. La maggior parte delle persone contribuiscono con il loro denaro duramente guadagnato per un ente di beneficenza in cui credono maggior parte degli operatori turistici hanno programmi che donano denaro per la vostra carità preferito per ogni prenotazione si effettua dal vostro gruppo. C'è una formula semplice che può essere utilizzato per calcolare quanti soldi il vostro gruppo vorrei sollevare. Impostare un importo ragionevole e dividerlo per il numero dei membri del gruppo che si sono impegnati ad andare. Ad esempio, se si desidera raccogliere $ 1.000 per la vostra carità e il tuo gruppo composto da 100 membri si dovrà aggiungere $ 10.00 per ogni biglietto venduto. A seconda del tour operator, non vi sarà uno corrisponde una percentuale di soldi in più sollevato o dare una somma prestabilita. In entrambi i casi vince tutti, la carità diventa denaro dal tuo gruppo, i membri del gruppo hanno un senso di aiutare un ente di beneficenza e il tour operator ha ricevuto il vostro business. Basta fare in modo la carità si è raccolta di fondi per un ente di beneficenza è legittimo.
