GroupTravel Made Easy

Comment l'organiser:

Un groupe est défini comme une collection de gens qui ont un intérêt ou un objectif commun. J'ai écrit ce guide afin de couvrir les parties principales de la façon d'organiser les voyages de groupes, y compris par où commencer, le brainstorming, la budgétisation, ce qui soulève des idées de l'argent, d'organisation et d'autres utiles que vous n'auriez pas pensé. Ce n'est pas grave ce que l'objectif du groupe peut-être, organiser une visite de groupe peut être un plaisir et une expérience profitable pour toutes les parties concernées.

Cet article est destiné à vous aider à organiser un programme de groupe réussie de voyage. Que vous soyez nouveau à la planification de voyage de groupe ou cherchent simplement à améliorer vos expériences antérieures. Il est destiné à une variété de gens qui n'ont aucune expérience à ceux que vous avez organisé un voyage de groupe, mais juste besoin d'un rafraîchissement. Vous pouvez être un membre de tournée allouées comité, le secrétaire du club, le président du club, ou vous pouvez être un gestionnaire ayant été sollicité pour organiser un voyage d'entreprise. Vous pouvez également être une meilleure personne pour organiser une liste de choses à faire ou tout simplement organiser une fête pour un grand groupe d'amis ou en famille.

Par où commencer:
Si vous n'avez pas organisé un voyage de groupe avant, vous pensez probablement, où dois-je commencer? Si vous avez organisé un voyage de groupe, avant et il ne va pas si bien que vous devriez poser - où dois-je avoir commencé la dernière fois?

La première chose que vous devez décider est de savoir qui sera responsable de quelles fonctions. Assurez-vous que ces rôles sont clairement définis, et que chaque individu à comprendre leurs responsabilités. Le nombre de personnes qui ont besoin d'être impliqués dans l'organisation de voyages de groupe varie en fonction de la taille de votre groupe et de destination. Pour les petits groupes informels et vous pouvez décider qu'une personne va prendre la responsabilité de toutes les tâches. Pour les grands groupes et plus formel, il est souvent préférable d'assigner des tâches à plusieurs personnes ou un comité.

Vous devriez considérer:

• Qui sera chargé de collecter les fonds nécessaires?
• Pour les groupes spécialisés - qui va organiser des visites et des activités individuelles?
• Qui vendra le tour de votre groupe et de les encourager à aller.
• Qui va organiser votre groupe - assurez-vous que toutes les parties ont été mises à jour des passeports et procéder à toutes les exigences d'administration d'autres qui ont besoin d'être fait.
• Collecte de fonds-si nécessaire.

Brainstorming 101:
Une fois, il a été décidé sur qui est responsable de quoi, vous aurez besoin de venir avec quelques idées générales de l'endroit où votre groupe devrait aller et ce qu'ils devraient faire. Dans certains cas, ce sera simple, comme d'autres facteurs ont déjà été pré-déterminé. Si votre groupe nécessite des besoins spéciaux ou a un agenda particulier, il peut exiger plus de pré-planification. Dans cette situation, vous devriez envisager quelles autres activités que vous pouvez également faire afin que vous obteniez le meilleur parti de votre voyage.

Dans de nombreux cas de remue-méninges sera un processus beaucoup plus impliqués. Si vous êtes un groupe souhaitant se rendre sur un circuit spécial, puis les options sont presque illimitées en ce qui concerne les destinations, les activités et les itinéraires.

Vous aurez probablement besoin de faire quelques recherches sur des idées pour votre groupe et le processus de réflexion pourrait prendre plusieurs semaines à un mois. Pourquoi ne pas obtenir de l'aide des experts! Il ya un certain nombre de professionnels organisateurs de voyages de groupe telles que votre agent de voyages professionnel, qui aura beaucoup d'idées et ont probablement fait quelque chose de semblable auparavant. Contacter un organisateur du groupe professionnel ne vous coûte rien et vous permettra de sélectionner leurs cerveaux. Tour-opérateurs professionnels fournissent également une grande collection de pré-construit des itinéraires pour votre considération. Vous pourrez peut-être prendre un de ces directement ou adapter pour répondre aux besoins de votre groupe. Vous pouvez également faire des recherches sur différentes destinations et circuits en utilisant l'Internet pour obtenir des idées. Il existe des sites web grand avec beaucoup d'informations utiles. N'oubliez pas d'examiner votre destination et les itinéraires. Ces deux éléments permettra de déterminer votre date approximative du voyage, nombre probable, le type de logement, et des excursions supplémentaires que vous pourriez vouloir faire.

Budget est important:
Le budget d'un groupe est très importante. Si vous créez un voyage hors de prix alors personne de votre groupe sera en mesure de venir. De même, si vous définissez le budget si faible, alors vous allez vous retrouver dans un logement que personne ne veut y rester, ce qui peut encore les mettre hors de commettre.

Vous devez vous mettre d'accord sur une fourchette de prix que votre groupe peut se permettre et de créer un voyage basé sur cette information. Par exemple, si vous voulez aller en tournée d'une semaine à l'Europe mais sachez que votre groupe ne peut raisonnablement se permettre de 1500 $ par personne, alors vous devrez tenir compte de collecte de fonds ou de faire un ajustement de votre visite en termes de temps, la longueur, la destination ou un itinéraire.

Rappelez-vous tout groupe peut se permettre un tour, il prend juste la bonne quantité de planification, de créativité et de préparation. Certains membres peuvent avoir un fond économique particulièrement difficile. Vous pourriez envisager de subventionner ces membres à partir des fonds des clubs et des levées de fonds. Certaines personnes peuvent également être disposés à payer davantage afin de réduire le coût pour les autres. Vous devriez également prendre en considération une fente conducteur tournée pour le leader du groupe. Dans la plupart des réservations de groupe, vous devriez être en mesure d'obtenir un hébergement gratuit pour chaque 10 à 25 membres dans le groupe (ce nombre dépend du tour opérateur), bien que des sièges d'avion ne sont pas normalement affectés.

Mettre votre groupe ensemble:
Votre première étape consiste à persuader les gens d'aller sur votre voyage de groupe. Il ya trois principaux facteurs qui décident cela. Est-ce que l'appel de leur voyage est-il à un prix qu'ils peuvent se permettre et comment en êtes-vous dynamique de leur vendre l'idée! Si vous pouvez obtenir ces trois choses, alors vous devriez avoir aucun problème à obtenir le plus de votre groupe pour faire le voyage.

Organiser un voyage de groupe peut être fastidieuse et difficile. Vous pouvez vous retrouver avoir à appeler les gens à plusieurs reprises car ils ne sont pas po Suivi avec les gens qui n'ont pas fait quelque chose que vous leur avez demandé de faire, traiter avec des gens qui ont abandonné ou en ajoutant de nouveaux membres à la tournée qui veulent maintenant venir. Vous devez être prêt pour une opération complexe et fastidieuse si vous faites tout vous-même. Vous pouvez considérablement alléger le fardeau en utilisant un organisateur du groupe professionnel. Ils peuvent aider à traiter ces problèmes à votre place, en fonction de quelle compagnie vous aller avec et ce que vous avez convenu. Si vous voulez qu'ils fassent tout ce vous devez vous attendre à payer un supplément pour leur service. En faisant cela, il vous libérer pour d'autres tâches qui pourraient autrement être plus coûteux en les ignorant. Une solution est de permettre à une entreprise de voyages professionnels voyages ou d'un agent de voyages, qui est formé dans les voyages en groupe pour faire fonctionner votre visite pour vous. Ils peuvent fournir une série d'installations en ligne pour vous aider à collecter de l'argent, l'organisation de votre voyage et obtenir des devis auprès des fournisseurs.

Financement ou collecte de fonds:

Est-ce votre groupe est sur un budget limité! Personne ne va donner charitablement pour soutenir votre visite de groupe? Si vous êtes un voyage de groupe Société d'organisation, alors la seule façon que vous allez trouver quelqu'un d'autre à payer, sont en offrant des avantages commerciaux comme publicité gratuite sur les brochures ou des bannières au cours des réunions.

Avec la plupart des groupes si il ya une multitude de façons de lever des fonds pour votre voyage de groupe. Vous pouvez organiser des événements génériques, des journées de divertissement ou d'organiser quelque chose basé sur ce que votre groupe ne. D'événements généraux et collectes de fonds pourraient inclure: - parrainé lavage de voiture marathon / concurrence, dans un supermarché local ou à l'école, le matin du café pour vous les maisons de retraite locales, mettre sur une discothèque, de créer une soirée, ou pour organiser une vente aux enchères. La liste est vraiment limité que par votre imagination. Aussi, vous devriez essayer d'organiser quelque chose qui se rapporte à ce que votre groupe ne. Si votre groupe est un club automobile, pour les instantanés, organise alors un rallye automobile pour votre communauté locale pour réunir les fonds nécessaires pour votre groupe. Vous pouvez très vite réunir l'argent dont vous avez besoin pour votre voyage; tout ce qu'il faut, c'est un peu d'enthousiasme et il peut être beaucoup de plaisir.

Une des choses que les gens sont plus réticents à faire est de se séparer de leur argent. Au début, il est important que vous percevoir un dépôt de chaque membre du groupe qui a confirmé qu'ils vont sur le voyage. Sans cela, il n'ya pas d'engagement ou d'incitation pour eux de ne pas abandonner à la dernière seconde et ce mettre votre visite de groupe en danger. En faisant cela, votre voyage sera devient plus gérable. Vous devriez garder vos membres conscients du fait que le montant final dû et peut être susceptible de changer légèrement si les membres du groupe abandonnent leurs études ou de nouvelles rejoindre. Vous trouverez normalement que les guillemets sont donnés dans des fourchettes de prix que les opérateurs de voyages de groupe sont conscients les gens peuvent abandonner ou vous pouvez obtenir les voyageurs supplémentaires. Vous devez également rendre les gens conscients de l'annulation coupé dates. Normalement, si vous annulez avec un hôtel dans les 30 jours avant le départ, vous serez tenu de payer le plein montant.

Assurance Voyage:
En tant qu'organisateur de voyages en groupe ou initiateur de votre groupe, vous serez considéré comme responsable de tout ce qui arrive aux membres de votre groupe. Malheureusement, de temps en temps les choses ne vont pas comme prévu. Vous devez là pour vous assurer que vous et les membres de votre groupe sont protégés contre de tels cas. Cela est particulièrement vrai avec les groupes scolaires des jeunes et des réunions de famille. Souvent l'assurance voyage n'est pas si cher que ça et il peut être une exigence légale dans de nombreuses situations. Demandez à votre tour-opérateur ou votre agent de voyages pour plus d'informations sur le coût de l'assurance Voyage.

Amasser des fonds pour Charity:

Une autre raison d'envisager de faire une tournée du groupe et amener les gens à participer est de recueillir des fonds pour une oeuvre de charité. La plupart des gens apportent leur argent durement gagné à un organisme de bienfaisance qu'ils croient po La plupart des voyagistes ont des programmes qui donnent de l'argent à votre organisme de bienfaisance préféré pour chaque réservation que vous faites de votre groupe. Il existe une formule simple qui peut être utilisé pour déterminer combien d'argent votre groupe souhaite soulever. Fixer un montant raisonnable et le diviser par le nombre de membres dans le groupe qui se sont engagés à aller. Par exemple, si vous souhaitez augmenter de 1000 $ pour votre charité et votre groupe est composé de 100 membres vous devez ajouter 10,00 $ pour chaque billet vendu. Selon le voyagiste, ils seront soit correspondre à un pourcentage de l'argent supplémentaire soulevées ou de donner un montant fixé. De toute façon tout le monde gagne, la charité reçoit de l'argent à partir de votre groupe, les membres de votre groupe ont un sens d'aider un organisme de bienfaisance et le tour-opérateur a reçu votre entreprise. Assurez-vous simplement la charité que vous êtes amasser des fonds pour un organisme de bienfaisance légitimes.

Capt Bob

CruisesbyCaptBob.com