GroupTravel Made Easy
15 març 2010 pel administrador
Filed under Bloc
Com organitzar-lo:
Un grup es defineix com un conjunt de persones que tenen un interès comú o una meta. He escrit aquesta guia per cobrir les parts principals de la forma d'organitzar viatges en grup, incloent on començar, pluja d'idees, elaboració de pressupostos, la recaptació de diners, l'organització i altres idees útils que vostè no hagi considerat. No importa quin és el propòsit del grup, potser, l'organització d'un viatge en grup pot ser una diversió i una experiència profitosa per a tots els interessats.
Aquest article està pensat per ajudar a organitzar un programa de grup de viatge amb èxit. Si ets nou en el grup de planificació de viatges o simplement està buscant per millorar en les seves experiències anteriors. Està dirigit a una varietat de persones sense experiència als que han organitzat viatges en grup, però només necessita un repàs. Vostè pot ser un membre del comitè de recorregut assignat, secretari del club, el president del club, o vostè pot ser un gestor d'haver estat convidada a organitzar un viatge de negocis. També pot ser una millor persona per organitzar una llista de coses per fer o simplement organitzar un dia de festa per a un grup gran d'amics o família. 
Per on començar:
Si no s'han organitzat viatges en grup abans, vostè probablement està pensant per on començo? Si s'han organitzat viatges en grup abans i no li va anar tan bé que s'hauria de fer - on hauria d'haver començat l'última vegada?
El primer que has de decidir és qui serà el responsable del deures. Assegureu-vos que aquestes funcions estan clarament definides, i que cada individu entén les seves responsabilitats. El nombre de persones que necessiten estar involucrats en l'organització de viatges en grup pot variar segons la mida del seu grup i de destinació. Per als grups petits i informals que poden decidir que una persona va a assumir la responsabilitat de totes les tasques. Per a grups grans i més formals sovint és la millor manera d'assignar tasques a diverses persones o un comitè.
Vostè ha de considerar:
- Qui serà responsable de recol · lectar els fons necessaris?
- Per als grups especialitzats - que organitzen excursions i activitats individuals?
- Qui vendrà el viatge al seu grup i els estimulen a seguir.
- Qui va a organitzar el seu grup - assegureu-vos que totes les parts tenen fins al dia passaports i dur a terme tots els requisits d'administració d'altres que han de fer.
- La recaptació de fons-si cal.
Pluja d'idees 101:
Una vegada, s'ha decidit sobre qui és responsable de què, vostè haurà de venir amb algunes idees generals del seu grup, on ha d'anar i el que han de fer. En alguns casos això serà fàcil, ja que hi ha altres factors que ja han estat pre-determinat. Si el grup requereix de necessitats especials o té una agenda particular, poden requerir més planificació prèvia. En aquesta situació, vostè ha de considerar quines altres activitats potser també vulgui fer perquè vostè obtingui el màxim gaudi del seu viatge.
En molts casos, de pluja d'idees serà un procés molt més complicat. Si sou un grup que desitgin anar en un viatge especial, llavors les opcions són gairebé infinites pel que fa a les destinacions, activitats i itineraris.
Vostè probablement haurà de fer algunes investigacions en les idees del seu grup i el procés d'intercanvi d'idees podria prendre diverses setmanes a un mes. Per què no obtenir alguna ajuda dels experts! Hi ha una sèrie de professionals organitzadors de viatges en grup, com el seu agent de viatges professional, que tenen moltes idees i probablement han fet alguna cosa semblant abans. Posar-se en contacte amb un organitzador de grup professional no li costarà res i li permetrà escollir els seus cervells. Operadors de turisme professionals també ofereixen una gran col · lecció de pre-construïts itineraris per a la seva consideració. Vostè pot ser capaç de prendre un d'ells, directa o adaptar-lo a les necessitats del seu grup. També podeu fer cerques sobre les diferents destinacions i recorreguts per l'ús d'Internet per obtenir idees. Hi ha grans llocs web amb molta informació útil. Recordeu tenir en compte la seva destinació i els itineraris. Aquests dos elements determinarà la data aproximada del viatge, el nombre de probables, tipus d'allotjament i excursions addicionals que vostè pot ser que vulgui fer.
Pressupost és important:
El pressupost d'un grup és molt important. Si es crea un viatge car, llavors ningú del seu grup serà capaç d'arribar. Igualment si s'estableix el pressupost tan baix, llavors vostè va a acabar en un allotjament que ningú vol romandre en el, que al seu torn pot posar-los fora de la comissió.
Cal posar-se d'acord sobre un rang de preu que el grup pot permetre el luxe i la creació d'un trajecte, basada en aquesta informació. Per exemple, si vols anar de gira d'una setmana a Europa, sinó adonar-se que el seu grup només pot realista pagar $ 1500 per persona, llavors vostè haurà de considerar la recaptació de fons o fer un ajust en el seu recorregut en termes de temps, la durada, la destinació o itinerari.
Recordeu que qualsevol grup pot permetre un viatge, només es necessita la quantitat correcta de la planificació, la creativitat i preparació. Alguns membres poden tenir una situació econòmica particularment difícil. És possible que vulgueu considerar la subvenció d'aquests membres dels fons de clubs i de recaptació de fons. Algunes persones també poden estar disposats a pagar més per tal de reduir el cost als altres. Vostè també ha de tenir en compte una ranura Tour Conductor per al líder del grup. En la majoria de les reserves de grup ha de ser capaç d'obtenir allotjament gratuït per cada 10 a 25 membres del grup (aquest nombre depèn de l'agència de viatges), encara que els bitllets d'avió normalment no es veuen afectats.
Posant al seu grup:
El primer pas és convèncer la gent per anar en el seu viatge de grup. Hi ha tres factors principals que decideixen això. El viatge d'apel · lar a ells és a un preu que pot pagar i el dinàmic que és vostè en la venda d'ells la idea! Si vostè pot aconseguir aquestes tres coses, llavors no hauria de tenir problemes en aconseguir la major part del seu grup per anar en el viatge.
Organització de viatges en grup pot ser lent i difícil. Vostè pot trobar l'haver de trucar a la gent diverses vegades, perquè no són in Seguint amb la gent fins que no ho hagin fet alguna cosa que hem demanat fer, tractar amb les persones que han abandonat els estudis o l'addició de nous membres a la gira que Ara volen venir. Vostè ha d'estar preparat per a una operació complexa i laboriosa, si està fent tot per tu mateix. Vostè pot alleujar significativament la càrrega mitjançant l'ús d'un organitzador de grup professional. Ells poden ajudar a gestionar aquests problemes en el seu nom, depenent de l'empresa que i amb el que han acordat. Si vostè vol que facin tot el que espereu-vos a pagar més pels seus serveis. D'aquesta manera es l'alliberarà per fer altres tasques que d'altra manera podrien ser més costosos fent cas omís d'ells. Una solució és permetre que una agència de viatges tour professional o un agent de viatges, que està entrenat en els viatges de grup per executar el tour per a vostè. Poden proporcionar una sèrie de serveis en línia per ajudar amb la recollida de diners, l'organització del seu viatge i obtenir cotitzacions dels proveïdors.
Finançament o recaptació de fons:
El seu grup està en un pressupost limitat! A ningú se li donarà caritativament per donar suport al seu grup de viatge? Si vostè és una empresa de viatges l'organització de grup, llavors l'única manera que vostè va a aconseguir a algú per pagar, són en oferir beneficis comercials com la publicitat gratuïta en els fullets o cartells a les reunions.
Amb la majoria dels grups, encara que hi ha una multitud de maneres de recaptar finances pel teu viatge en grup. Pot organitzar esdeveniments genèrics, dies de diversió o organitzar alguna cosa basat en el que el seu grup ho fa. Esdeveniments generals i la recaptació de fons poden incloure: - Marató patrocinat / competició, rentat de cotxes en un supermercat local o l'escola, cafè del matí perquè les llars locals de jubilació, posar en un disc, crear una nit de festa, o organitzar una subhasta. La llista és realment només limitat per la teva imaginació. També ha de tractar d'organitzar una cosa que es relaciona amb el que el seu grup ho fa. Si el grup és un club de cotxes, per l'instant, a continuació, organitza un ral · li de cotxes de la seva comunitat local per recaptar els fons necessaris per al seu grup. Vostè pot augmentar amb força rapidesa els diners que necessita per al seu viatge, tot el que necessita és una mica d'entusiasme i pot ser molt divertit.
Una de les coses que la gent són més reticents a fer és desprendre dels seus diners. En les primeres etapes és important de cobrar un dipòsit de cada membre del grup que ha confirmat que van en el viatge. Sense això no hi ha compromís o incentiu per no abandonar en l'últim segon i això posa el seu viatge en grup en perill. D'aquesta manera, el seu viatge es torna més manejable. Heu de mantenir els seus membres en compte que l'import final de venciment i pot ser susceptible de canviar una mica, si els membres del grup de baixa, o unir-se a altres nous. En general, perquè les cotitzacions es donen en les bandes de preus que els operadors de viatges en grup són conscients de les persones poden abandonar per no patir els viatgers addicionals. També ha de fer que la gent prengui consciència de la cancel · lació de les dates de tall. Normalment, si es cancel amb un hotel dins de 30 dies abans de la sortida serà responsable de pagar la quantitat completa.
Assegurança de Viatge:
Com organitzador de viatges en grup o iniciador per al seu grup se'l considera responsable de tot el que succeeix als membres del seu grup. Lamentablement, de tant en tant les coses no sortiran com estaven planejades. No ha d'assegurar que vostè i els membres del grup estan protegits contra aquests casos. Això és especialment cert amb els grups de joves no escolaritzats, i reunions familiars. Sovint, assegurança de viatge no és tan car i pot ser un requisit legal en moltes situacions. Pregunti al seu operador turístic o agent de viatges per obtenir informació sobre el cost d'assegurança de viatge.
L'augment de diners per a la caritat:
Una altra raó per considerar fer un viatge en grup i fer que la gent a participar és recaptar diners per a una obra de caritat en particular. La majoria de les persones contribueixen amb els seus diners durament guanyat a una organització benèfica que creuen polz La majoria dels operadors de turisme tenen programes que donarà els diners a la seva caritat preferida per cada reserva que vostè fa del seu grup. Hi ha una fórmula senzilla que es pot utilitzar per calcular la quantitat de diners al seu grup li agradaria plantejar. Establir una quantitat raonable i ho dividim pel nombre de membres en el grup que s'ha compromès a anar. Per exemple, si vostè vol recaptar US $ 1.000 per la seva caritat i el seu grup consisteix de 100 membres als quals caldria afegir $ 10,00 per cada bitllet venut. Depenent de l'operador turístic, o bé es coincideix amb un percentatge de diners extres pujar o donar una quantitat fixa. De qualsevol manera tots guanyen, l'organització rep diners del seu grup, els membres del grup tenen un sentit d'ajudar a una organització benèfica i l'operador turístic va rebre el seu negoci. Només assegureu-vos que la caritat que estan recaptant diners per a una caritat legítima.
